La paperasse… sans le papier !

Nombre de professionnels de santé se disent (souvent à raison) submergés par la « paperasse ». Factures, déclarations… le papier est partout. Il dévore le temps et l’espace de travail des professionnels libéraux.
Ceci est d’autant plus vrai que ces documents doivent être conservés un laps de long relativement long (ex : le délai de conservation fiscale d’une facture est de 6 ans - art. L 102 B du Livre des Procédures Fiscales).
Heureusement, il est aujourd’hui possible de faire sa « paperasse » en éliminant le papier. Explications.

Comment est-ce possible ?

Depuis mars 2017, l’administration fiscale autorise la conservation de justificatifs numérisés par le biais d’un article passé trop inaperçu dans le Livre des Procédures Fiscales (art. A 102 B-2 du LPF).
Concrètement, ces dispositions permettent à un professionnel libéral de scanner ses factures… puis de jeter les originaux papier.

Puis-je vraiment ne plus conserver les originaux papier ?

OUI si, et seulement si, vous les avez préalablement scannés conformément aux dispositions de l’article A 102 B-2 du LPF.

Oui mais concrètement ?

L’administration fiscale impose quelques règles qui peuvent sembler compliquées mais qui, dans les faits, ne le sont pas véritablement. Votre prestataire informatique pourra vous paramétrer cela en peu de temps. Vous pouvez aussi passer par un prestataire de dématérialisation dédié.

Les factures

• doivent être conservées au format PDF couleurs ;
• être sécurisées (ex : empreinte numérique…) ;
• doivent être horodatées.

Enfin, pour quelques euros par an, vous pourrez les stocker en ligne sur un espace sécurisé.

Pourquoi devrais-je scanner mes justificatifs ?

Parce que les bénéfices sont nombreux :

• Gain de place dans votre cabinet ;
• Réduction moyenne de 60% du coût de traitement de vos factures (ex : temps de traitement réduit pour votre comptable et donc diminution de vos honoraires de comptabilité) ;
• Accès plus rapide à vos informations ; en moyenne, vous économiserez 40% de temps (fini les classeurs de factures, les factures pdf seront accessibles instantanément et n’importe où) ;
• Eviter une pénalité de 5.000 € en cas d’impossibilité de transmettre un document à l’administration fiscale en cas de contrôle (art. 1734 du Code Général des Impôts) ;
• Eviter le rejet du droit à déduction d’une facture perdue, voire même le rejet de comptabilité, si de trop nombreux documents ont été égarés.

Conclusion : la dématérialisation de votre « paperasse » est aujourd’hui simple à mettre en place. Elle est vectrice d’un gain de temps important, ainsi que de précieuses économies tout en sécurisant votre comptabilité.
Enfin, cela vous permet de partager aisément ces informations avec des tiers (cabinet comptable, avocat, AGA, secrétariat à distance…).